Beskyttelse af dine data

Den nye Persondataforordning er trådt i kraft den 25. maj 2018, og vi vil gerne orientere om, hvordan vi hos VIBORGegnens Erhvervsråd (VER) indsamler og håndterer de data, som vi modtager fra kunder og interessenter.

Videregivelse af personoplysninger
Vi indsamler løbende oplysninger om navn, adresse, postnummer, mail, interesser, holdninger og kendskab til forskellige emner. Det sker i forbindelse med dine egne svar på diverse undersøgelser, dine tilmeldinger til vores arrangementer eller i forbindelse med dine evalueringer af vores forskellige tiltag. Disse personoplysninger afgives aldrig til tredjepart.

I forbindelse med tilmelding til et event er obligatoriske oplysninger markeret tydeligt på formularen. Afgivelse af øvrige oplysninger i forbindelse med tilmelding til en service er frivilligt.

Løbende ændringer i beskyttelse af personoplysninger
Den hastige udvikling betyder, at ændringer i vores behandling af personoplysninger kan blive nødvendige. Vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked i form af en synlig meddelelse på vores websites.

Registrering af informationer
VER behandler og gemmer alle dokumenter i al kontakt med etablerede og potentielle virksomheder digitalt. VER registrerer typisk følgende informationer om en virksomhed eller potentiel virksomhed i forbindelse med en vejledning eller anden kontakt:

  • Virksomhedsnavn og CVR-nummer
  • Virksomhedens telefonnummer, adresse, postnummer og by
  • Kontaktpersons navn, mail og mobilnummer
  • Kontaktpersons CPR-nummer såfremt virksomheden endnu ikke er registeret med CVR
  • Informationer omkring vejledningen, herunder aftaler om opfølgning eller konkrete handlinger, der skal gennemføres af kunden eller af VER

Informationerne gemmes i et lukket CRM-system, der opereres i regi af Erhvervsfremme-styrelsen. De indsamlede informationer håndteres i henhold til Operatørens Databehandler-aftale. De registrerede informationer har til formål at hjælpe kunden inden for de aftalte områder samt at medvirke til at skabe overblik over relevante udfordringer på tværs af virksomheder og brancher, så der kan igangsættes tiltag til at møde disse udfordringer mest effektivt. Der sker efterfølgende ingen dataoverførsel af personoplysninger.

Ønsker en kunde at se, hvilke data VER har registeret om virksomheden eller kontaktpersonen, bedes virksomheden henvende sig til VER’s sekretariat.

Medlemskab af VER
Når du melder dig ind i VER gøres virksomhed og kontaktperson bekendt med, at de pr. mail modtager tilbud og muligheder via mail og nyhedsbrev.
VER registrerer følgende oplysninger om vores medlemmer.

  • Virksomhedens navn, adresse, tlf. og mail samt CVR-nummer (CPR nummer, hvis der ikke er oprettet CVR-nummer)
  • Navn på kontaktperson samt personens mail og telefonnummer

Oplysningerne opbevares i det tidligere nævnte CRM-system samt i vores Economics økonomi-system til brug for fakturering.

Der oplyses om dette i en velkomstmail, der udsendes umiddelbart efter indmeldelse i foreningen samt på vores hjemmeside.

Formålet med at registrere disse oplysninger er at give VER et samlet overblik over medlemmerne, og at vi løbende kan orientere dem om deres muligheder som medlem.

Hvis et medlem melder sig ud af VER, er der mulighed for at få slettet sine oplysninger ved at sende en mail eller ringe til VER’s sekretariat.

VER vil dog også efter sletning af informationer i CRM-systemet opbevare fakturaoplysninger i henhold til gældende lovgivning og revisionskrav.

VER nyhedsbrev
Både medlemmer og ikke-medlemmer kan abonnere gratis på VER’s nyhedsbrev. Ved at tilmelde sig nyhedsbrevet accepterer man at modtage nyhedsmails fra VER i et omfang på 10-15 gange pr. år. VER gemmer navn og e-mail adresse i det til enhver tid benyttede nyhedsbrevs-system. Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet ved at sende mail til sekretariatet.

Digital kontakt til VER
Hvis du kontakter VER digitalt (elektronisk formular eller mail) med spørgsmål, forslag eller lignende, skal du være bekendt med, at henvendelsen videresendes til relevant medarbejder, der melder tilbage på henvendelsen. Henvendelsen slettes fra VER’s generelle mail, når den er videresendt til relevant medarbejder.

Deltagelse i VER møder
Når du tilmelder dig et af VER’s arrangementer registreres følgende oplysninger:

Virksomhedsnavn, adresse, postnummer, by og tlf.

Navn på deltager og vedkommendes e-mail og mobilnummer

Faktura-mail eller EAN-nummer

Oplysningerne registreres og gemmes hos VER’s leverandør NemTilmeld, der varetager administration og betaling til de forskellige arrangementer (se databehandler-aftale fra NemTilmeld her). I NemTilmeld systemet genereres deltagerlister til omdeling, navneskilte, fakturalister samt registrering i tidligere nævnte CRM-system. Til visse arrangementer udsendes deltagerlister på forhånd til deltagerne, så de kan planlægge, hvem de ønsker at komme i kontakt med ved mødet. Formålet med VER’s arrangementer er som oftest at styrke deltagernes netværk og samarbejde, og dette faciliteres bedst ved at kende de øvrige deltagere på forhånd. Hvis man som deltager ikke ønsker at stå på en deltagerliste, skal du gøre opmærksom på dette ved at skrive i kommentarfeltet på tilmeldings-siden.

Brug af billeder
VER tager billeder i forbindelse med vores arrangementer. Dette kan være til brug for en nyhedsmail om arrangementet, til vores sociale medier, til pressemeddelelser, til VER’s hjemmeside og forskelligt markedsføringsmateriale, etc. Der gøres opmærksom på, at der tages billeder i forbindelse med tilmelding til arrangement.

Hvis man som deltager ikke ønsker at optræde på disse billeder, kan man enten meddele dette i kommentar-feltet ved tilmeldingen eller ved at henvende sig til VER-medarbejder i starten af arrangementet.

Hvis du er i tvivl!
Skulle du være i tvivl om noget efter at have læst ovenstående, er du altid meget velkommen til at kontakte os på ver@ver.dk eller på tlf: 8725 5151 for at få yderligere information.

Sidst opdateret: 25.05.2018